Project De Medewerker Voorop zorgt voor meer regie over je werk

Sevagram-breed leidt het aangepaste rooster- en planningsproces tot een hogere tevredenheid bij medewerkers. Het idee om dit aan te pakken ontstond ruim een jaar geleden toen de Raad van Bestuur op bezoek op verschillende locaties ook in gesprek kwam met Lilian Hanssen en Marianne Pisters, beiden Teammanager Zorg bij Sevagram.

Planning… het speelt op alle locaties
Lilian: “Het ontstond eigenlijk heel spontaan tijdens het jaarlijks terugkerend kopje met de teammanagers per regio. Pim Steerneman en Trudie Severens van de Raad van Bestuur zijn daar ook altijd bij aanwezig. Ze vroegen wat er beter kon en daar hebben we het probleem van de planning aangekaart. Dit werd serieus opgepakt, maar wel meteen met het verzoek om zelf de bal op te pakken en er mee aan de slag te gaan.” Marianne vult aan. “De opdracht was, maak een concreet plan hoe we dit kunnen aanpakken en verbeteren. Dit probleem speelt overal binnen de organisatie. Er is weliswaar een algemene werkwijze voor roosters en planning, maar op locaties wordt er verschillend mee omgegaan. Dat is historisch zo gegroeid, maar niet goed. Het kan niet zo zijn dat het op de ene locatie makkelijk is om vrij te krijgen in een bepaalde periode en op een andere locatie lukt dat niet.”

Voor alle regio’s
Lilian en Marianne zochten de samenwerking met Gerard Bremmers, die binnen Sevagram is aangetrokken als manager Planning & Support. Lilian: “Voor we begonnen vroeg de Raad van Bestuur nadrukkelijk om een aantal zaken; zorg dat er een plan ligt dat geldt voor alle regio’s waar Sevagram actief is, betrek collega-managers uit de andere regio’s erbij, en zoek de verbinding met de afdeling Planning & Support, met Gerard Bremmers.”

Eenduidige werkwijze                                 
Hoewel Gerard nog niet zo lang binnen Sevagram werkzaam is, was voor hem snel duidelijk dat er iets moest gebeuren. Gerard: “De afdeling Planning & Support is ruim acht jaar geleden opgestart en had vanaf de start al diverse managers gehad. Dit heeft geleid tot veel onrust. Mijn opdracht was dan om de rust binnen de afdeling terug te brengen en om deze te professionaliseren. Daarnaast is de wereld van de zorg, ook op het gebied van de personele planning, de afgelopen jaren flink veranderd. Personeelstekorten zijn opgelopen en daarnaast is de balans tussen werk en privé steeds belangrijker geworden. De afdeling plant voor 23 zorglocaties alsook de verpleeghuiszorg thuis. Dan praat je over de planning van ongeveer 2800 medewerkers. We willen door het maken van afspraken en een eenduidige werkwijze met betrekking tot de planning, dat elke medewerker bij Sevagram meer balans krijgt tussen werk en privé en dat hij of zij meer de regie kan krijgen over zijn werk. Dit project heet niet voor niets De Medewerker Voorop.”

Zes deelprojecten
Binnen het project is nu aandacht voor zes deelprojecten waarbinnen gewerkt wordt aan het optimaliseren van roosters en planningen. In de eerste plaats is dat Collegiaal roosteren. Dat betekent dat het rooster wordt afgestemd op de behoefte van het team en de individuele medewerker en passend is bij de zorgvragen van de bewoners. Een tweede deelproject is Vakantieplanning; hoe kun je dit voor de medewerker zo optimaal mogelijk afstemmen en de ‘lasten’ onderling verdelen. Vakantieplanning is altijd lastig, omdat veel medewerkers nu eenmaal gebonden zijn aan de vakantieperiodes. Aandacht is er ook voor Flexwerk, de systemen die je helpen, zoals een goede app voor de medewerkers en de organisatie van de afdeling Planning & Support.

Betere roosters
Op dit moment lopen de verschillende deelprojecten en wordt op vaste momenten zoals 1 juli en 1 oktober gekeken naar de voortgang. Lilian: “Het is een groot project. We gaan uiteraard met medewerkers praten hoe zij het ervaren en wat zij inhoudelijk vinden van het project. We nemen hen mee in het hele proces en zullen geregeld een terugkoppeling geven. We doen het voor de medewerker.” Gerard beaamt dat. “We hebben allemaal hetzelfde belang vanuit de cliëntvraag. Uiteindelijk betekent De Medewerker Voorop meer rust en minder stress voor de medewerker. Met beter afgestemde roosters houdt de medewerker meer regie op zijn werk en dat zorgt voor een goede balans.”

Marianne ziet het als een grote stap vooruit voor de organisatie, voor de teams en voor de medewerker. “Hopelijk komt er dan een einde aan het gegeven dat ik nu soms mensen in privétijd moet bellen of ze willen werken omdat we het niet rond krijgen qua bezetting. Dat is niet goed, maar onze medewerkers hebben hart voor de zorg en als ik ze bel dan komen ze. Dat zit in hun DNA, maar het is beter als we dit kunnen vermijden.”