Portfolio Board Sevagram

Hoe is het Portfolio Board ontstaan?
"Het Projectenbureau helpt collega's om projecten goed op te zetten en uit te voeren. Toen we duidelijke afspraken maakten over de manier waarop we projecten organiseren en begeleiden (governance), zagen we ook de behoefte aan meer overzicht. Daaruit is het Portfolio Board ontstaan.". Het Board is door de Raad van Bestuur gemandateerd en kijkt maandelijks naar de grotere projecten binnen de organisatie. In het Board zitten twee directeuren, te weten Roel Akkermans en Martien van Bussel en daarnaast Lonne Hendriks (medewerker Projectenbureau) en ikzelf.”

Wat doet het Portfolio Board precies?
"In het Portfolio Board bespreken we alle grotere projecten met bijvoorbeeld een omvang van meer dan €100.000 of een inzet van meer dan 3.000 uur. Niet om projecten goed of af te keuren, maar om overzicht te houden over alles wat binnen Sevagram gebeurt. We kijken bijvoorbeeld of een project beheersbaar is, welke risico's er zijn, of het past binnen andere ontwikkelingen en of de juiste voorwaarden aanwezig zijn."

Welke voorwaarden zijn dat?
“Elk project heeft een duidelijke opdrachtgever en projectleider nodig. Daarnaast werken we met vaste criteria en checklists. Een project heeft een heldere start- en einddatum, een concreet resultaat en moet aantoonbaar iets toevoegen aan Sevagram. Het Projectenbureau ondersteunt opdrachtgevers en projectleiders hierbij. We helpen hen om projecten vanaf het begin goed vorm te geven. Informatie en ondersteunende documenten kun je vinden op onze SharePoint-pagina.”

Beslist het Portfolio Board uiteindelijk of een project doorgaat?
"Nee. Dat is een belangrijk onderscheid. Het Portfolio Board heeft een adviserende rol. We nemen geen besluiten over projecten, maar gaan het gesprek aan met opdrachtgevers. We denken mee, signaleren risico's en geven advies over de haalbaarheid en beheersbaarheid. Dat is voor Sevagram een nieuwe manier van samenwerken."

Wat merken medewerkers hiervan?
"Hopelijk vooral meer rust en duidelijkheid. Door overzicht te creëren voorkomen we dat verschillende teams tegelijk met vergelijkbare projecten bezig zijn of dat medewerkers vanuit allerlei kanten nieuwe initiatieven krijgen. We kiezen bewuster waar we onze tijd en capaciteit op inzetten. Dat betekent niet dat er minder gebeurt, maar dat we slimmer samenwerken en projectresultaten op tijd gerealiseerd worden."

Hoe ziet de toekomst eruit?
"Op termijn krijgt het Portfolio Board een digitaal overzicht (dashboard) waarop alle projecten zichtbaar zijn. Zo is direct te zien welke projecten lopen, wie erbij betrokken is en wat de voortgang is. "Daarmee kunnen we in één oogopslag zien hoe het Sevagram portfolio ervoor staat. Groen betekent dat alles volgens planning verloopt, oranje vraagt aandacht en rood betekent dat ondersteuning nodig is. Zo kunnen we tijdig bijsturen en adviseren als dat nodig is."

Waar ben je het meest trots op?
"Dat we in korte tijd al veel hebben bereikt. Een paar maanden geleden zijn we gestart met het Portfolio Board en inmiddels hebben we twaalf projecten besproken en van advies voorzien. Opdrachtgevers en projectleiders waarderen het dat we met hen meedenken. Uiteindelijk draait het om hetzelfde doel: zorgen dat we de juiste projecten uitvoeren, op het juiste moment en met de grootste kans op succes."

Lees hier meer over het Projectenbureau.