Nieuw bureau brengt overzicht en samenwerking in projectaanpak

“Mijn eerste taak was het in kaart brengen van alle projecten die er lopen binnen Sevagram”, legt Miraida uit. “Dit is een mooie nulmeting om te kijken waar we over een jaar staan. Bijna 600 projecten werden er bij mij gemeld. Ik noem het inspanningen want niet ieder project bleek aan de definitie van een project te voldoen. Kenmerkend voor een project is dat het een start- en einddatum heeft en tot doel heeft om een specifiek resultaat te realiseren. Dit in tegenstelling tot routineprocessen die continu verlopen. Het merendeel van de aangedragen inspanningen (409) bleek geen project te zijn maar een routineproces of een structurele activiteit binnen de organisatie. 164 inspanningen werden daadwerkelijk gedefinieerd als project en bij 25 inspanningen is er nog nader onderzoek nodig om het als project te classificeren.”

Structuur leidt tot samenwerking en succes
“We moeten allemaal dezelfde taal spreken als het gaat om een project”, zegt Miraida. “Daarom is het belangrijk om te definiëren wat nu een project is. Er moet verder structuur komen, want structuur leidt tot samenwerking en succes. Je moet voorkomen dat er aan de ene kant van de organisatie een project loopt en aan de andere kant precies hetzelfde. Zonder dat we het van elkaar weten. Het Projectenbureau heeft de ‘helikopterview’ en kan sturen op efficiëntie. Verder ontstaat er door de invoering van het Projectenbureau een kennis- en expertisecentrum. We archiveren en delen de kennis op het gebied van projecten. Zo hoef je niet iedere keer het wiel opnieuw uit te vinden en weet je wat welke manier van werken het beste werkt om een bepaald resultaat te halen.”

Behoeften 
Als coördinator heeft Miraida al talloze gesprekken gevoerd met collega’s intern en stakeholders van buiten de organisatie. “Drie behoeften kwamen daarbij naar voren: structuur en consistentie in projecten, communicatie en samenwerking rondom projecten, en rapportages. Dit zijn precies de zaken waarbij het bureau ondersteuning kan geven. Op dit moment ben ik nog de enige die werkzaam is binnen het Projectenbureau, maar op termijn komen er ook projectmedewerkers bij. Inhoudelijk blijft de projectleider verantwoordelijk voor zijn of haar project in combinatie met de opdrachtgever, de zogenoemde projectsponsor.