Met vakantie? Vergeet je Out of Office niet

Wat vermeld je altijd?

· De periode van afwezigheid.

· Vanaf wanneer je weer bereikbaar bent.

· Of e-mails tijdens je afwezigheid worden gelezen.

· De naam en contactgegevens van een vervanger of contactpersoon voor dringende zaken.

· Een vriendelijke en professionele afsluiting.

Wat vermeld je niet?

· De reden van je afwezigheid (vakantie, ziekte, verlof, enzovoort).

· Persoonlijke informatie over je verblijfplaats.

· Te veel details over je agenda of planning.

Intern Out of Office-bericht

Voor collega's mag het bericht iets informeler zijn.

Voorbeeld:

Beste collega,

Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig van [datum] tot en met [datum] en lees in deze periode mijn e-mail niet of beperkt. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam vervanger] via [telefoonnummer/e-mailadres]. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar.

Met vriendelijke groet,

[Naam]

Extern Out of Office-bericht

Voor externe relaties is een iets formelere toon gewenst.

Voorbeeld:

Hartelijk dank voor uw e-mail. Op dit moment ben ik afwezig tot en met [datum]. Tijdens mijn afwezigheid wordt mijn e-mail niet of beperkt gelezen. Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met [naam], bereikbaar via [telefoonnummer] of [e-mailadres]. Vanaf [datum] zal ik uw bericht zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Met vriendelijke groet,

[Naam] [Functie]

Extra aandachtspunten

· Stel zowel een intern als extern automatisch antwoord in wanneer dat mogelijk is.

· Controleer vóór vertrek of de contactgegevens van je vervanger correct zijn.

· Zorg dat belangrijke lopende zaken zijn overgedragen.

· Houd het bericht kort, vriendelijk en professioneel.

· Gebruik de huisstijl van Sevagram: dus geen paarse teksten in een vrolijke letter!

Een Out of Office-bericht is het visitekaartje van je afwezigheid: duidelijk, behulpzaam en passend bij de professionele uitstraling van Sevagram.