Een kijkje in elkaars ‘keuken’

Enkele meeloopmomenten op een rij:

1. Patricia Karger, Klantmanager Facilitair Bedrijf - Patricia werkt sinds 1 september 2018 bij Sevagram. Haar locatiekeuze voor de meeloopmomenten viel op Molenpark en Plataan.

A: Meeloopmoment bij Molenpark onder begeleiding van Marianne Pisters, Teammanager Zorg.
Patricia: “Het eerste dat mij opviel, was de rust die er bij Marianne heerste. Een rust die zij, gaandeweg de rondgang door het gebouw, overtuigend en goed wist over te brengen op haar collega’s. Tijdens het bezoek aan de diverse ‘Molens’ heb ik mijn ogen uitgekeken over hoe geölied collega’s van diverse disciplines hier samenwerkten. Vanuit mijn ‘facilitaire ogen’ zag ik sterke overeenkomsten in werkwijzen. Structureel zaken oppakken en volgens plan werken; daar herkende ik me wel in.”

B: Meeloopmoment bij Plataan onder begeleiding van Sonja Meessen, Teammanager Zorg.
Patricia: “Vanwege de afwijkende tak van sport binnen de Zorg ging mijn tweede keuze voor een inzichtelijk afdelingsbezoek uit naar Plataan. Bovendien was ik nog niet helemaal bekend met de dagelijkse gang van zaken binnen het revalidatiecentrum. Het leek me interessant hier iets meer over te weten te komen.”
“Nou, al snel was ik hier achter”, lacht Patricia. “Wat een dynamiek vindt hier plaats! Maar sterker nog: hoe geweldig dat hiermee omgegaan wordt, en met name hoe mijn begeleidster van de dag, Sonja, alles tot in detail onder controle had.

Na een ochtend meegelopen te hebben, werd mij duidelijk hoe verschillend een zorgcentrum en een revalidatiecentrum eigenlijk zijn. Bij de één verloopt alles gestructureerd en volgens een vast stramien, terwijl bij de ander, ondermeer vanwege de snelle wisseling van revalidanten, een heel andere dynamiek heerst, waarbij binnen de gestelde protocollen snel geschakeld moet worden naar bijvoorbeeld op- of afschalen.
Eén ding weet ik zeker: hoe verschillend beide afdelingen ook zijn, groot respect voor hoe eenieder hiermee omgaat en alles op orde heeft. Uiteindelijk streven we allemaal naar hetzelfde doel, toch? Nogmaals chapeau!”

“Ik daag bij dezen graag mijn collega’s uit om ook eens een kijkje in de keuken van het Facilitair Bedrijf te komen nemen.”

2. Ruud Körver, Teammanager Zorg_Tobias - Ruud werkt reeds 4 jaar bij Sevagram, waarvan het laatste anderhalf jaar bij Tobias. Zijn keuze voor een meeloopmoment viel op Zorgbemiddeling & Relatiebeheer.

Ruud: “Tijdens één van onze MT-bijeenkomsten kwamen enkele prangende vragen naar boven, zoals ‘hoe kunnen we als MT nog beter functioneren?’, ‘wat weten we eigenlijk van elkaars werkzaamheden?’ en ‘hoe kunnen we meer onderling begrip voor gemaakte keuzes krijgen?’. Het antwoord was eenduidig: laten we gewoon eens een dagdeel bij elkaar over de vloer komen om te ervaren wat er allemaal speelt en hoe zaken worden opgepakt.
Bijna dagelijks krijg ik wel te maken met afdeling Zorgbemiddeling, maar inhoudelijk was mij tot voor kort niet helemaal duidelijk hoe de processen hier verlopen. Het leek me dus wel wenselijk om er eens een kijkje achter de schermen te nemen. Met een blanco verwachting over wat ik zou gaan ervaren, ben ik samen met Chris Godfroy een ochtend op haar afdeling meegelopen.

“Voor mij betekende het meeloopmoment een absolute eye-opener.”

Het eerste dat mij opviel was het relatief kleine team van bijna twintig medewerkers waaruit Zorgbemiddeling is opgebouwd. Voor mijn eigen idee zou dat twee keer zo groot moeten zijn. Daarom zoveel meer respect hoe zij met telkens nieuwe situaties weten om te gaan.
Door de zeer korte lijnen kunnen zij heel snel schakelen en inspelen op de vragen die bij hen binnenkomen. Ook de onderlinge taakverdeling hadden ze goed geregeld. Ongelooflijk om te ervaren met hoeveel zaken zij rekening moeten houden, waarbij alle geldende processen in acht worden genomen.
Ik ben blij dat ik eens heb kunnen meelopen en gezichten achter een stem heb kunnen zien. Want zoals gezegd heb ik wel regelmatig met meerdere collega’s van Zorgbemiddeling telefonisch of per e-mail contact, maar het is dan toch fijn elkaar op deze manier beter te leren kennen. Bij een volgend contact werkt dit echt wel drempelverlagend.

Samenvattend kan ik wel stellen dat ik nooit had verwacht dat een relatief klein team binnen Sevagram zoveel voor de organisatie betekent en doet. Echt alle respect hoe snel zij in bepaalde situaties weten te schakelen om zaken te regelen en op te lossen. Zeker gezien de steeds complexere zorg en de vragen die dit met zich meebrengt. Ik hoop dat meer collega’s de moeite nemen om eens een keer met collega’s op een andere afdeling mee te lopen. Voor mij was het in ieder geval een absolute eye-opener!”

3. Sonja Meessen, Teammanager Zorg_Plataan – Inmiddels 6 jaar werkzaam bij Sevagram. Sonja heeft in de loop der jaren op diverse vlakken ervaring opgedaan. Begonnen als Verzorgende IG is ze op een gegeven moment geswitcht naar het planbureau om van daaruit te kiezen voor werk in de GRZ. Haar keuze voor een meeloopmoment viel op de afdeling Finance & Control.

Sonja: “Vanuit mijn huidige positie heb ik regelmatig te maken met de afdeling Finance & Control, maar dat blijft doorgaans op redelijk oppervlakkig niveau over zaken die op dat moment spelen. Ik was wel benieuwd hoe de wereld van complexe materie van cijfertjes en komma’s er nu echt uitziet en wat hier allemaal bij komt kijken. Ik vroeg gelijk mijn aanspreekpunt Vera Lebouille-Duysings, Senior Controller, of zij mij eens een keertje wegwijs op haar afdeling wilde maken.

“Mijn respect voor wat deze mensen allemaal moeten weten, is alleen maar gestegen.”

De indruk die ik voor de rondleiding over deze fascinerende afdeling al had, werd na een dagdeel met Vera meelopen alleen nog maar bevestigd: heel veel cijfers en nog meer systemen waarin alles wordt berekend en bijgehouden. Ondanks de geweldige uitleg van Vera over het hele reilen en zeilen op Finance-gebied, duizelt het me nu nog als ik eraan denk waar zij overal rekening mee dient te houden. Dit zegt overigens eerder iets over mijn kennis van cijfers dan de prima uitleg door Vera. Ongelooflijk hoe rustig zij ook bleef in bepaalde hectische momenten die ik in een paar uurtjes heb mogen ervaren.
Het bezoek aan een wereld die helemaal nieuw voor mij is, heeft mijn ogen geopend. En hoewel deze materie altijd wel abracadabra voor mij zal blijven, heb ik beter inzicht gekregen in de complexiteit van zaken waar ook deze afdeling dagelijks mee te maken heeft. Mijn respect voor wat deze mensen allemaal moeten weten, is alleen maar gestegen. Bovendien is de interactie sindsdien veel laagdrempeliger, omdat ik nu ook gezichten achter stemmen zie waarmee ik normaal gesproken alleen telefonisch contact heb. Om die reden loop ik dan ook regelmatig bij het Dienstencentrum naar binnen om even een praatje te maken en nieuwe medewerkers te leren kennen. Vanwege het onderlinge collegiale contact zouden wellicht meer collega’s dit eens moeten doen.”
 

4. Chris Godfroy, Manager Zorgbemiddeling & Relatiebeheer. Reeds 20 jaar werkzaam bij Sevagram, waarvan de laatste tien jaar actief als manager binnen de afdeling Zorgbemiddeling. Daarnaast nauw betrokken bij de Ketensamenwerking Zuid-Limburg, Zorgpunt Zuid-Limburg en diverse projecten die bijdragen aan het optimaliseren van de doorstroom binnen de zorgketen. Tijdens het meeloopmoment ontving Chris maar liefst drie Teammanagers tegelijk op de afdeling Zorgbemiddeling.

Chris: "Ik was ontzettend verheugd om te vernemen dat er zoveel interesse in onze afdeling is. Daarom heb ik bewust de tijd genomen om mijn collega's een goed beeld te geven van onze dagelijkse werkzaamheden, de uitdagingen waar we mee te maken hebben en de ontwikkelingen die momenteel spelen binnen de zorg."

De afdeling Zorgbemiddeling bestaat uit ruim twintig medewerkers die dagelijks verantwoordelijk zijn voor de in-, door- en uitstroom van cliënten binnen de geriatrische revalidatiezorg van Plataan, de WLZ-locaties, de hospices en de verhuur van de serviceappartementen. Hoewel de afdeling vrijwel dagelijks betrokken is bij alle locaties van Sevagram, blijkt voor veel (nieuwe) collega's niet altijd duidelijk wat het werk van Zorgbemiddeling precies inhoudt en welke dynamiek daarbij komt kijken.

"Dat werd ook duidelijk tijdens het bezoek van de drie Teammanagers," vervolgt Chris. "De zorgmarkt verandert snel en de zorgvragen die bij ons binnenkomen worden steeds complexer en urgenter. Daardoor vraagt iedere aanvraag om een zorgvuldige afweging, een passend advies en vaak intensieve afstemming met verschillende interne en externe partijen."

Tijdens het meeloopmoment liet Chris zien hoeveel organisaties betrokken zijn bij de dagelijkse werkzaamheden van Zorgbemiddeling. Met al deze ketenpartners bestaan samenwerkingsafspraken die essentieel zijn om cliënten tijdig naar de juiste zorgplek te begeleiden.

"Veel collega's stonden versteld van de hoeveelheid contacten die wij onderhouden en van de dynamiek op de afdeling. Geen enkele dag is hetzelfde. Dat maakt het werk uitdagend, veelzijdig en bijzonder interessant."

Daarnaast vond Chris het belangrijk om inzicht te geven in de bredere rol van Zorgbemiddeling binnen Sevagram.

"Achter iedere zorgvraag schuilt een persoonlijk verhaal. Onze rol gaat daarom veel verder dan alleen het voorkomen van leegstand of het organiseren van doorstroom. Wij vervullen een belangrijke adviesfunctie, leggen verbindingen tussen locaties, zorgvormen en ketenpartners en zoeken voortdurend naar de best passende oplossing voor cliënten en hun naasten."

“Terugkijkend zie ik het meeloopmoment als zeer waardevol”

"Ik vond het erg leuk om collega's een kijkje in de keuken van Zorgbemiddeling te geven en hen mee te nemen in de trends, ontwikkelingen en de impact daarvan op ons dagelijkse werk. Dergelijke initiatieven zorgen voor meer wederzijds begrip, verlagen de drempel om contact met elkaar op te nemen en vergroten het respect voor elkaars werkzaamheden en besluiten.

Ook voor mijzelf leverde het nieuwe inzichten op. Ik heb me dan ook voorgenomen om binnenkort zelf een kijkje te nemen op een WLZ-locatie en bij Plataan, zodat ik de dagelijkse praktijk vanuit een ander perspectief kan ervaren. Sterker nog, ik zou het toejuichen als niet alleen Teammanagers, maar medewerkers uit de hele organisatie regelmatig eens achter de schermen van een andere afdeling kijken. Juist door elkaar beter te begrijpen, versterken we samen de kwaliteit van de zorg."

5. Marianne Pisters, Teammanager Zorg_Molenpark – Marianne werkt al 35 jaar in de zorg. De van origine verpleegkundige werkt sinds september 2023 als TMZ bij Molenpark. Als keuze voor een meeloopmoment viel afgelopen jaar op de afdeling Zorgbemiddeling & Relatiebeheer.

Op de vraag ‘Hoe is het initiatief van meeloopmomenten eigenlijk ontstaan?’ antwoordt Marianne: “Dit is ontstaan vanuit het coachingstraject wat het MT Heerlen Zuid heeft doorlopen. Om goed met elkaar in verbinding te zijn, is het goed om te weten waar de ander mee bezig is en wat zijn of haar functie precies inhoudt. Je leert elkaar beter kennen en kunt vervolgens veel meer gebruik maken van elkaars kwaliteiten.
Ik heb bewust gekozen voor de afdeling Zorgbemiddeling. In mijn optiek is Zorgbemiddeling namelijk de ‘toegangspoort’ van de organisatie. Ik was echt heel erg nieuwsgierig met welke vraagstukken zij geconfronteerd worden, hoe zij keuzes maken en welke werkzaamheden er bij komen kijken. Ook naar de rol in de regio was ik nieuwsgierig, hoe gaat dat? Welke projecten of programma's lopen er? 

“Dit was zeer indrukwekkend; ik ben blij dat ik deze ervaring heb opgedaan.”

Ik mag wel zeggen dat ik na een halve dag meelopen erg onder de indruk ben van hoe Zorgbemiddeling georganiseerd is, hoe de processen lopen en van de accuraatheid waarmee zij werken. Ook het belang van de rol van Zorgbemiddeling in de regio is uitgebreid aanbod gekomen. Dit was zeer indrukwekkend. Ik heb nu ook een veel duidelijker beeld van welke vraagstukken er zoal liggen en hoe bepaalde keuzes hierbij gemaakt worden.
Op hoofdlijnen had ik vooraf wel een idee wat Zorgbemiddeling allemaal doet, maar dat het zo veelzijdig was en dat er zulke gestructureerde processen achter zitten, had ik niet op mijn vizier. Ik ben blij dat ik deze ervaring heb opgedaan, hetgeen contacten en overleggen onderling alleen maar heeft versterkt. Ik zou nodig iedereen dan ook van harte uit ook eens een meeloopmoment bij een andere afdeling of locatie in te plannen. Het is een absolute aanrader.”