De eerste stappen zijn gezet: St. Anna bouwt samen aan collegiaal roosteren

Een gezamenlijke keuze

Voordat St. Anna de overstap maakte naar collegiaal roosteren, werd eerst de vraag aan het team voorgelegd: willen we dat de planner het rooster blijft maken, of nemen we samen de regie over het rooster, met ondersteuning van de planner?

De uitkomst liet zien dat de meningen verdeeld waren. Ongeveer de helft van de medewerkers wilde graag zelf de regie nemen over het rooster, terwijl de andere helft de voorkeur gaf aan de vertrouwde werkwijze, waarbij de planner het rooster opstelde. Uiteindelijk besloot het team om de stap naar collegiaal roosteren gezamenlijk te zetten.

Lilian Hanssen, teammanager Zorg, vertelt:

"De grootste uitdaging was niet het nieuwe systeem, maar hoe we iedereen meenamen in de verandering. Zeker de collega's die liever wilden vasthouden aan de oude manier van werken."

Samen leren en bijsturen

De eerste stap was het opstellen van een basisrooster. Dit rooster vormt iedere maand het uitgangspunt en houdt zoveel mogelijk rekening met de wensen van medewerkers.

Niet iedereen was direct tevreden met het eerste resultaat. Daarom gingen de planner en de betrokken medewerkers met elkaar in gesprek. Door goed te luisteren naar elkaars wensen werd het basisrooster aangepast waar dat mogelijk was.

De eerste twee maanden stonden vooral in het teken van oefenen. Open diensten werden via de Self Match-functie in de Octopus App ingevuld en het team kreeg de kans om ervaring op te doen met de nieuwe werkwijze.

De praktijk vraagt soms om maatwerk

Toen de vakantieplanning in beeld kwam, bleek dat collegiaal roosteren ook nieuwe uitdagingen met zich meebrengt. Voor iedere functie geldt een minimale bezetting en niet alle openstaande diensten konden binnen het team worden ingevuld. Hoewel er een haalbaar basisrooster lag, ontstonden er in de vakantieperiode meer openstaande diensten dan tijdens een reguliere planning. Dat vroeg om extra afstemming en samenwerking binnen het team.

Dat betekende niet dat het vertrouwen in collegiaal roosteren was verdwenen, maar wel dat de vakantieperiode om tijdelijke extra ondersteuning vroeg. Samen met de planner ging de coördinator Zorg & Welzijn op zoek naar creatieve oplossingen. Zo werd onder andere aan stagiaires gevraagd of zij gedurende de zomerperiode wilden blijven werken, wat uiteindelijk succesvol bleek.

Voor de zomermaanden is daarom bewust gekozen voor een tijdelijke aanpassing van de werkwijze. Na de vakantie wordt het collegiaal roosteren weer volledig opgepakt. Openstaande diensten worden dan opnieuw vrijgegeven aan het hele team, zodat medewerkers samen de regie nemen over het invullen van het rooster.

Soms moesten er ook duidelijke afspraken worden gemaakt.

“te veel teamleden wilden graag de vrijdag vrij. Dat kon natuurlijk niet. Daarom hebben we samen afgesproken dat niemand standaard de vrijdag vrij kreeg. Dat voelde uiteindelijk voor iedereen het meest eerlijk."

Meer eigenaarschap

Waar voorheen de planner verantwoordelijk was voor het rooster, vraagt collegiaal roosteren om een andere manier van samenwerken.

"Het is nu veel meer een teamproces dan voorheen. Iedereen krijgt de kans om mee te denken en zijn of haar stem te laten horen."

Ook achter de schermen is de werkwijze veranderd. Waar voorheen één planner verantwoordelijk was voor het rooster, wordt nu gewerkt met een onderscheid tussen een langetermijnplanner en een kortetermijnplanner. De langetermijnplanner richt zich op de planning vooruit, terwijl de kortetermijnplanner onderdeel is van een centraal planteam en de dagelijkse wijzigingen opvangt.

Dat betekent dat er meerdere planners betrokken kunnen zijn bij dezelfde locatie. Deze nieuwe werkwijze vraagt om gewenning, zowel van medewerkers als van het planteam. Planners moeten zich immers inwerken op meerdere locaties en medewerkers krijgen te maken met verschillende contactpersonen. Naarmate iedereen meer ervaring opdoet met deze manier van werken, wordt de samenwerking steeds vanzelfsprekender.

Gemengde gevoelens op de werkvloer

Ook onder de medewerkers waren de eerste reacties verschillend.

De term collegiaal roosteren sprak veel collega's aan, maar de eerste gezamenlijke sessies verliepen soms moeizaam. Er werden stevige discussies gevoerd en niet iedereen voelde zich direct prettig bij de nieuwe manier van werken.

Sommige medewerkers vroegen zich af of er niet te veel extra verantwoordelijkheid bij hen kwam te liggen.

"Er komt in ons werk al veel op ons af. Dan voelt het alsof je er ook nog het werk van een planner bij krijgt."

Toch zien medewerkers ook positieve ontwikkelingen. Er wordt beter geluisterd naar de wensen in het basisrooster en doordat het team samen afspraken maakt, ontstaat steeds meer begrip voor elkaars situatie.

Een medewerker vertelt:

"Het eerste overleg was best pittig. Achteraf hadden we misschien beter na de zomer kunnen starten en de sessies per functiegroep kunnen organiseren. Dat had waarschijnlijk meer rust gegeven."

Samen verder na de zomer

Hoewel de eerste stappen zijn gezet, heeft St. Anna er bewust voor gekozen om tijdens de drukke zomerperiode tijdelijk volgens de vertrouwde werkwijze te werken. Zo blijft de continuïteit van de zorg gewaarborgd en is er voldoende rust in een periode waarin veel medewerkers met vakantie zijn.

Na de zomer wordt collegiaal roosteren weer opgepakt. De ervaringen van de afgelopen maanden vormen daarbij een waardevolle basis om verder te bouwen aan de nieuwe manier van werken.

Een tip voor andere locaties

Lilian heeft een duidelijke boodschap voor teams die nog gaan starten.

"Blijf vooral doorzetten, houd je aan de afspraken en blijf transparant communiceren. Als teammanager moet je energie blijven steken in het teamproces. Uiteindelijk blijf je verantwoordelijk voor het rooster, maar je doet het wel samen."

Ook de medewerkers geven graag een advies mee:

"Wees bereid om concessies te doen. Je maakt samen het rooster, dus je zult elkaar ook iets moeten gunnen. En zorg voor een prettige sfeer tijdens de eerste sessies. Dat maakt echt het verschil."

De ervaring van St. Anna laat zien dat collegiaal roosteren niet van de ene op de andere dag vanzelf gaat. Het vraagt tijd, goede gesprekken en soms ook het lef om keuzes opnieuw te bekijken. Maar juist door samen te blijven leren, worden de eerste stappen gezet naar een manier van roosteren waarin medewerkers steeds meer invloed hebben op hun eigen planning.