Henri Dunantstraat 3
6419PB Heerlen
0900 777 4 777
servicebureau@sevagram.nl
20-06-2025
Projectenbureau Sevagram brengt overzicht en samenwerking in projectaanpak
Sinds begin dit jaar beschikt Sevagram over een Projectenbureau. Miraida Weldam is hiervoor als Coördinator aangetrokken. Ze is als het ware een kwartiermaker die de werkzaamheden van het bureau gaat borgen binnen de Sevagram-organisatie. Onder het Projectenbureau Sevagram vallen zowel projecten als programma’s.
“Mijn eerste taak was het in kaart brengen van alle lopende initiatieven binnen Sevagram,” vertelt Miraida. “Dit vormt een waardevolle nulmeting om later te kunnen zien welke stappen we hebben gezet. Er werd veel inspanningen bij mij gemeld. Ik spreek bewust van ‘inspanningen’, omdat niet alles voldeed aan de formele definitie van een project. Een project heeft namelijk een duidelijke start- en einddatum en is gericht op het realiseren van een concreet resultaat. Dat verschilt van routineprocessen, die doorlopend plaatsvinden binnen de organisatie. Het bleek dat een aanzienlijk deel van de gemelde inspanningen structurele of terugkerende werkzaamheden betrof. Een deel kon wel als project worden gekwalificeerd, en voor sommige initiatieven is nog nadere analyse nodig om die classificatie te kunnen maken.”
Structuur leidt tot samenwerking en succes
“We moeten allemaal dezelfde taal spreken als het gaat om een project”, zegt Miraida. “Daarom is het belangrijk om te definiëren wat nu een project is. Er moet verder structuur komen, want structuur leidt tot samenwerking en succes. Je moet voorkomen dat er aan de ene kant van de organisatie een project loopt en aan de andere kant precies hetzelfde. Zonder dat we het van elkaar weten. Het Projectenbureau heeft de ‘helikopterview’ en kan sturen op efficiëntie. Verder ontstaat er door de invoering van het Projectenbureau een kennis- en expertisecentrum. We archiveren en delen de kennis op het gebied van projecten. Zo hoef je niet iedere keer het wiel opnieuw uit te vinden en weet je wat welke manier van werken het beste werkt om een bepaald resultaat te halen.”
Behoeften
Als coördinator heeft Miraida al talloze gesprekken gevoerd met collega’s intern en stakeholders van buiten de organisatie. “Drie behoeften kwamen daarbij naar voren: structuur en consistentie in projecten, communicatie en samenwerking rondom projecten, en rapportages. Dit zijn precies de zaken waarbij het bureau ondersteuning kan geven. Op dit moment ben ik nog de enige die werkzaam is binnen het Projectenbureau, maar op termijn komen er ook projectmedewerkers bij. Inhoudelijk blijft de projectleider verantwoordelijk voor zijn of haar project in combinatie met de opdrachtgever, de zogenoemde projectsponsor.
Kennisborging
Om in kaart te brengen hoe de projecten verspreid zijn binnen Sevagram zijn ze ingedeeld in drie classificaties: op Programmaniveau, op Planetree-niveau en op Typeniveau: zorg, strategisch en innovatief. Als een project uit verschillende deelprojecten bestaat maar niet valt onder een programma, zoals De Keerderberg, krijgt het de naam Megaproject. “Maar we doen het stap voor stap”, benadrukt Miraida. “Na iedere stap moet je ook checken of je aanpak geland is en of er draagvlak is. Dit betekent ook dat we heel veel informatie moeten delen. Verder gaan we collega’s trainen zodat we steeds meer kennis in huis krijgen. We gaan een database opzetten en die plaatsen op een interne website waarop alle informatie centraal staat opgeslagen, waar uitwisseling van kennis kan plaatsvinden en online samenwerking mogelijk is binnen een projectgroep of de gehele organisatie.”
Iedereen profiteert ervan
Volgens Miraida moet er door het aanbrengen van structuur in de projecten uiteindelijk tijd en geld overblijven. “Dit kunnen we dan weer stoppen in bijvoorbeeld de strategische speerpunten Community Care, Herontwerp wonen, welzijn en zorg, en Duurzaamheid. Zo heeft iedereen er profijt van, zowel de medewerkers als de bewoners.”
Interessant voor jou
Alle nieuwsberichten0900 777 4 777
+