Vanaf 1 maart definitieve overgang van fysieke linnenkamer naar online-systeem!

Het sluiten van de linnenkamer heeft vanzelfsprekend gevolgen voor het verkrijgen, inleveren en ruilen van dienstkleding. Hoewel alle informatie beschikbaar is op Topdesk via Dienstkleding - Selfserviceportal en diverse communicatiekanalen (SharePoint en Sevaflits) wordt gedeeld, lichten we dit graag onderstaand nog eens toe.

Verkrijgen van dienstkleding
Bij indiensttreding worden medewerkers, zoals gebruikelijk, geïnformeerd over het verkrijgen van dienstkleding. Zij kunnen op de locaties Plataan, Dr. Ackenshuis en Scharwyerveld de kleding passen. Via het online-systeem, te vinden op Mijn Werkplek (Dienstkleding - Selfserviceportal), kan de dienstkleding vervolgens worden besteld.

Dit systeem is gekoppeld aan het HR-systeem, waardoor alle gegevens automatisch worden gesynchroniseerd. Medewerkers kunnen hierdoor uitsluitend kleding bestellen die past bij hun functie. Ook het aantal kledingstukken is gekoppeld aan het aantal contracturen, zodat we voorkomen dat er te veel of te weinig dienstkleding wordt besteld.

De leverancier maakt iedere woensdag een ronde langs de locatie voor de levering van bestelde dienstkleding. De receptie op locatie dient hierbij al centraal aanspreekpunt. Zij nemen de nieuw bestelde kledingstukken van de leverancier in ontvangst en geven deze uit aan de medewerker.

De medewerker voor wie de dienstkleding bestemd is, blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig ophalen van de kleding.

Let op: het bestellen van dienstkleding is pas mogelijk vanaf de eerste werkdag van de medewerker. Het kan daarom voorkomen dat een medewerker tijdens de eerste diensten nog geen jasje heeft. In dat geval vragen we om een wit shirt te dragen. Daarnaast kan, zoals gebruikelijk dienstkleding worden gepast en besteld tijdens de introductiedag.

Ruilen van dienstkleding
Wanneer dienstkleding niet goed past of versleten is, kan deze via het online-systeem worden geruild. De medewerker meldt de ruil aan in het systeem en levert de betreffende kleding in op de eigen werklocatie volgens de afgesproken procedure. De nieuwe kleding wordt vervolgens meegenomen door de leverancier en geleverd op de eerstvolgende vaste leverdag (woensdag).

Inleveren van dienstkleding
Dienstkleding die niet meer wordt gebruikt, bijvoorbeeld bij functiewijziging of vervanging dient altijd te worden ingeleverd, ook dit verloopt via het online-systeem. Het correct inleveren van kleding is belangrijk om het overzicht van de beschikbare dienstkleding actueel te houden en verspilling te voorkomen.

Uitdiensttreding
Bij uitdiensttreding is de medewerker verplicht alle ontvangen dienstkleding in te leveren. Deze dient de medewerker via het online-systeem aan te melden, hierbij ontvangt de medewerker een code die op het pakket bevestigt dient te worden. Tot slot geeft de medewerker het pakket af bij de receptie, deze wordt door de leverancier bij bezorging van nieuwe bestellingen mee teruggenomen.  Als leidinggevende vragen we jullie hier actief op toe te zien en dit mee te nemen in het uitdienstproces.

Topdesk
Topdesk wordt momenteel geüpdatet. Alle informatie blijft, zoals gebruikelijk, beschikbaar onder de tegel Dienstkleding.

Extra aanvragen voor dienstkleding blijven lopen in de huidige vorm, middels het formulier wat op Topdesk staat. Op deze manier kunnen jullie, net als voorheen, een aanvraag indienen voor een medewerker. Wij kunnen deze vervolgens openzetten, zodat de medewerker opnieuw dienstkleding kan bestellen.

Linnenkamer
Deze is vanaf 1 maart niet meer operationeel, we vragen jullie dan ook vragen via Topdesk vragen te stellen.

We vragen we jullie om toe te zien op het correct gebruik en tijdig inleveren van de dienstkleding, zodat het systeem betrouwbaar blijft en duurzaam kan worden ingezet.

Mochten jullie nog vragen hebben over bovenstaande mail of instructies kunnen deze gesteld worden via: dienstkleding@sevagram.nl
 

Instructies
Ga naar Dienstkleding - Selfserviceportal voor instructies voor het bestellen, wisselen en inleveren van dienstkleding.