Professioneel plannen, een vak apart

Planning van medewerkers is een essentieel onderdeel in de zorgsector. Goede planning zorgt ervoor dat onze bewoners op tijd de juiste kwalitatieve zorg ontvangen en dat de zorgmedewerkers efficiënt worden ingezet. Dit betekent onder andere het opstellen van roosters op korte en langere termijn en het snel inspelen op veranderingen, zoals onverwachte ziekmeldingen. Door slimme planning wordt niet alleen de kwaliteit van de zorg verhoogd, maar wordt ook de werkdruk onder zorgmedewerkers verminderd. Technologie, zoals planningssoftware en digitale dossiers, speelt hierbij een steeds grotere rol, waardoor de zorg steeds beter georganiseerd en cliëntgerichter wordt. Coördinator planning Anna Engelen en planner Kim Hendrix vertellen over de laatste ontwikkelingen op hun vakgebied binnen Sevagram.
 

“De zorg wordt steeds complexer en dat merken ook wij binnen de afdeling Planning en Support”, vertelt Anna. “Na enkele jaren in een impasse te hebben gezeten, zijn we blij dat er, onder leiding van interimmanager Gerard Bremmers een doorbraak is gekomen in de ontwikkeling van ons team. Niet dat we niet verder konden met onze werkzaamheden, maar door verschillende veranderingen binnen onze afdeling zitten we momenteel wel duidelijk in een positieve flow, die niet alleen merkbaar is bij de planners, maar op termijn zeker ook bij de andere medewerkers.”

Veranderingen binnen het team
“Vorig jaar zijn we met het planning team verhuisd van de locatie Molenpark naar het Dienstencentrum in Plataan. Voor menigeen was het toch wel eventjes wennen, onder andere qua ruimte, omgevingsgeluiden en andere collega’s. Nu, ongeveer een jaar verder, weten we niet beter en zijn we zelfs blij met ons nieuwe stekkie”, lacht Anna.
“Verder heeft er een aanzienlijke wisseling van de wacht plaatsgevonden, met een hele nieuwe positieve aanwas van leuke en enthousiaste nieuwe collega-planners, die hun meerwaarde binnen het team reeds hebben bewezen.”

Professionalisering
“Plannen is toch wel een vak apart”, vervolgt Kim. “En vanwege de steeds toenemende complexiteit hebben wij binnen de afdeling planning en support de ambitie uitgesproken om een professionaliseringsslag te willen maken. Zodoende dat de planners met z’n allen in maart dit jaar begonnen zijn met de vakopleiding Personeelsplanner, aangeboden door Dehora Opleidingen, die ons hierin in juni 2025 begeleiden. Deze opleiding biedt een verdieping in onderwerpen als de Arbeidstijdenwet (ATW), de Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO) en de principes van gezond roosteren.
Doordat we meer van wetgeving en regels op de hoogte zijn, kunnen we veel accurater advies geven aan zowel de teammanagers als de medewerkers. Bovendien zijn wij met deze professionaliseringsslag beter in staat efficiënte en verantwoorde roosters te maken waar eenieder zich in kan vinden. De opgedane kennis zal onder meer bijdragen aan het welzijn van de medewerkers, waarbij er een nog betere werk-privé situatie ontstaat.”

Opfrissen en bijspijkeren
“Plannen in een organisatie als de onze is vandaag de dag zonder de juiste soft- en hardware praktisch onmogelijk”, vult Anna aan. “Bij Sevagram maken we gebruik van de SDB- en de Nedap planning. De SDB-planning geldt voor alle intramurale medewerkers, terwijl de Nedap planning alleen voor thuiszorgmedewerkers wordt toegepast. Om beide systemen zo optimaal mogelijk te kunnen toepassen, zijn alle nieuwe planners in februari via een dagtraining volledig bijgespijkerd en kregen de zittende planners een opfristraining van een dagdeel. Door deze training zijn alle planners op de hoogte van de actieve functionaliteiten binnen het planningssysteem om zodoende tot een efficiënter planningsproces en een betere dienstverlening te komen.”

“En als je dacht dat dit alles was”, vertelt Anna. “Nee hoor. In het najaar staat er namelijk nog tweetal andere trainingen op de agenda: ‘Effectief Communiceren’ en ‘Timemanagement’.
Bij Effectief Communiceren leer je hoe je duidelijker en doeltreffender kunt communiceren met medewerkers, collega’s en leidinggevenden. Je ontwikkelt vaardigheden om verschillende communicatiestijlen te hanteren en leert beter omgaan met weerstand in gesprekken. Daarnaast werk je aan efficiëntere samenwerking en leer je met meer rust en overzicht te werken, waardoor je uiteindelijk productiever wordt.
Als planner krijg je dagelijks te maken met een stroom aan mails, telefoontjes en vragen, die vaak leiden tot wijzigingen in de planning. Omdat niet alle taken tegelijk uitgevoerd kunnen worden, is het stellen van prioriteiten essentieel. In de training Timemanagement leren planners hun werktijd effectiever te benutten, prioriteiten te bepalen en de focus te houden op de kerntaken.”

Alle neuzen dezelfde richting uit
“En als je dacht dat dat alles was, hebben we gedurende de afgelopen 7 maanden met het hele Team Planning en Support (30 deelnemers) samen met Moed Management een zeer bijzondere reis gemaakt! Zie het als een soort teambuilding met als doel te groeien als individu, maar zeker ook als team, zoals het woord al eigenlijk verraadt”, vult Kim glimlachend aan.
Uit uitspraken van teamleden als 'groei in vertrouwen’, ‘veiligheid’, ‘verbondenheid en saamhorigheid' mag duidelijk zijn dat het uiteindelijke doel met dit 'moedige' teamtraject ongetwijfeld is geslaagd.”

Win-win
Anna: “Hoewel we vaak achter de coulissen werken, mag uit bovenstaand blijken dat we bij Planning en Support absoluut niet stilzitten. We zijn dan ook blij en dankbaar dat we de genoemde ontwikkelingsmogelijkheden door de organisatie krijgen aangeboden. Dit maakt niet alleen onze afdeling sterker, maar wat wellicht belangrijker is dat alle medewerkers bij een optimale planning zijn gebaat, hetgeen uiteindelijk weer leidt tot betere kwalitatieve zorg en welzijn voor onze bewoners.”