Spraak is de toekomst!

Niet langer op kantoor rapportages intypen op de computer, maar deze rechtstreeks op de kamer bij cliënten inspreken in een tablet of smartphone. Zorgbestuurders in Zuid-Limburg zijn ervan overtuigd dat het niet de vraag is óf spraakgestuurd werken de toekomst is, maar wanneer. Het project Spraakgestuurd ECD biedt zorgmedewerkers nu al een voorproefje op de verlichte werkdruk en de andere voordelen van het werken met spraak.  “Dit project is pas een begin, maar het smaakt nu al naar meer.”

De verpleegzorg moderniseert. Een decennium geleden was er opeens het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD), een nieuw digitaal systeem waarin zorginstellingen voortaan de informatie over hun cliënten konden gaan bijhouden. Iedere cliënt kreeg een eigen dossier, gevuld met informatie vanaf het eerste tot het laatste contact.

Nu, ruim tien jaar later, is het tijd voor de volgende stap: het project Spraakgestuurd ECD onder acht zorginstellingen in Zuid-Limburg. Deelnemende medewerkers van vier pilotlocaties (Sevagram, Vitalis, Levanto en Zuyderland) hoeven dankzij dit project niet meer naar hun kantoor om daar achteraf rapportages in te typen, maar kunnen deze voortaan direct op de kamer bij de cliënt inspreken op een tablet of smartphone. Het resultaat: minder handen op het toetsenbord en meer handen aan het bed. “Zorgmedewerkers kunnen dankzij Spraakgestuurd ECD nog meer op de kamer bij de cliënt hun werk doen”, zegt programmaleider Bert Gulikers. “Dat zorgt voor meer kwaliteit in de rapportages, want je vergeet minder. En het levert op den duur ook tijdswinst op.”

Rianne van Wersch, projectleider binnen Vitalis (Parc Imstenrade) en tevens zorgmedewerker, merkt dat die tijdswinst nu al merkbaar is. Met name bij collega’s die niet zo snel kunnen typen. “Er ontstaat bovendien meer openheid en betrokkenheid. Niet alleen zorgmedewerkers, maar ook cliënten worden actief in de pilot betrokken. Dat is mooi om te zien.”

Pioniers
Transitiegelden vormen de directe aanleiding voor het project Spraakgestuurd ECD. Voor de periode vanaf 2018 tot en met 2021 is er landelijk geld beschikbaar gesteld om de zorg in de verpleeghuizen te verbeteren. De gelden worden regionaal ingezet en zijn bedoeld om regionale knelpunten gezamenlijk aan te pakken. Het geld wordt echter niet zomaar gefinancierd. Digitale zorgoplossingen worden binnen CZ zorgkantoor op drie belangrijke aspecten getoetst: het moet een bijdrage leveren aan het welzijn van de cliënt, het moet de druk van de zorgmedewerker verlichten én het moet uiteindelijk bijdragen aan het betaalbaar houden van de zorg. “Het project Spraakgestuurd ECD is daar een goed voorbeeld van”, zegt Mirjam van Bussel, zorginkoper Verpleging & Verzorging bij CZ zorgkantoor. Samen met haar collega Guy Nicolaes controleert zij of projecten aan het drietal voorwaarden voldoen. “Bij dit project is dat zeker het geval. Het is ook een stukje pionieren. Dat moet ook. Innoveren is uitproberen, lef tonen. We zijn ervan overtuigd dat dit soort innovaties en het gezamenlijk innoveren de zorg efficiënter maken.”

“Niet alleen zorgmedewerkers, maar ook cliënten worden actief in de pilot betrokken.”

De tussentijdse resultaten zijn goed, maar nog niet perfect. Logisch, want ben je pionier, dan loop je ook als eerste tegen nieuwe problemen aan. En problemen zijn er altijd, groot of klein. Zorgmedewerkers die deelnemen aan het project moeten bepaalde woorden soms meerdere malen inspreken voordat deze door de spraaksoftware worden geregistreerd, terwijl hetzelfde programma ook soms moeite heeft met de Limburgse tongval of specifieke medische termen. Het project werkt samen met twee verschillende spraakleveranciers, zodat men meer ervaringen kan opdoen en deze met elkaar kan uitwisselen.

 “Beide applicaties hebben voor- en nadelen”, vertelt Christa Lemlijn, de projectleider binnen Sevagram. “Maar de spraak is in dit project leidend. En als de spraak niet goed functioneert, dan kun je weliswaar een mooie applicatie hebben, maar daar schieten we met het oog op tijdswinst weinig mee op. We kijken daarom goed naar de verschillen tussen de applicaties om te achterhalen of bijvoorbeeld een persoonlijk spraakprofiel een meerwaarde heeft.”

ECD Christa Lemlijn

“Rapporteren op basis van spraak vraagt ook een heel andere manier van denken”, vult Gulikers aan. “Zorgmedewerkers moeten letten op de werkwijze van de applicatie, hun eigen articulatie én ze moeten rekening houden met omgevingsgeluiden en de privacy van de cliënt. Het vergt tijd en doorzettingsvermogen, want het gaat echt niet vanzelf.”

Lange adem
De plotselinge uitbraak van COVID-19 vormde een van de grootste hindernissen. Het project werd er plotseling een van de lange adem. Het vergde de nodige aanpassingen, vertelt Gulikers. “We zijn in eerste instantie gestart met een vier pilots, elk met een buddy van een ‘niet-pilot’ organisatie. De buddies zouden actief in het project betrokken worden en hun feedback delen, maar het lange traject hee daar op een gegeven moment de klad in gebracht.”

De samenwerking tussen de acht zorginstellingen loopt echter gewoon door, hetzij op afstand. De kartrekkers van het project spreken elkaar tweewekelijks online via Teams, waar zij ervaringen uitwisselen en elkaar op de hoogte houden van de laatste stand van zaken. De passie, inzet en energie zijn nooit verdwenen. “Het is een losse, vriendschappelijke en leuke manier van samenwerken”, vertelt Lemlijn. “En het is niet zo dat iedere organisatie voor eigen resultaat gaat of dat we onderling met elkaar concurreren. De gezamenlijke inzet blijft enorm.”

“Eigen agenda’s zijn er vanaf het begin niet geweest”, vult Gulikers aan. “Iedere organisatie is zich bewust van het gezamenlijke doel, dus heerst er ook een open, democratische besluitvorming. Dat is ook wat dit project uitstraalt: het draagvlak en de samenwerking.” Van Wersch sluit zich bij deze woorden aan. “Het is mooi dat ik als pilotleider en wijkverpleegkundige mag meedenken en mag mee ontwikkelen met dit project.”

Toekomst
Het enthousiasme is ondanks de wisselende resultaten en het onverwacht lange traject onverminderd hoog. Niet alleen bij cliënten en zorgmedewerkers, maar ook bij bestuurders. “Ze zijn enthousiast over het project en willen er graag een vervolg aan geven, maar de vraag is of we op de huidige werkwijze verder moeten gaan of dat we het toch anders gaan aanvliegen”, vertelt Van Wersch. “Bij Vitalis moeten we bijvoorbeeld de ingesproken rapportages kopiëren en plakken naar het ECD. Dat is toch weer een extra handeling waar we in de toekomst met het oog op tijdsdruk graag van af willen. En willen we binnen Vitalis blijven rapporteren op tablets? Of schakelen we net als Sevagram over op spraakgestuurd rapporteren op smartphones? Dat bespaart onze medewerkers misschien nóg meer tijd. We willen het project absoluut verder uitrollen, maar dan moeten we eerst nog bepaalde zaken evalueren.”

De intentie om het project verder uit te rollen is in ieder geval volop aanwezig. Sterker nog, de vraag naar een vervolgtraject is er volgens Gulikers al. Logisch, want als men van mening is dat spraak dé toekomst is, dan is één project alleen niet voldoende. Zeker wanneer de uitdagingen in de zorg verder zullen toenemen. “We staan de komende jaren in de regio Zuid- Limburg door maatschappelijke ontwikkelingen zoals vergrijzing en de krapte op de arbeidsmarkt voor grote uitdagingen”, zegt Van Bussel. “Juist daarom stimuleren wij de inzet van organisaties in de regio om samen initiatieven op te pakken en samen problemen op te lossen. Sommige knelpunten in de regio moet je gezamenlijk oppakken, dat is simpelweg duurzamer. Dit project en haar acht deelnemende zorginstellingen is daar een goed voorbeeld van. Dit is pas een begin, een start, maar het smaakt zeker naar meer.”

ECD 1

 

 

       © 2021 Sevagram